Etablere tilbud i gruppe

Hensikten med disse sidene er at de skal tjene som arbeidsverktøy og støtte for dere som skal i gang med å etablere lærings- og mestringstilbud i grupper. Innholdet bygger i stor grad på erfaringer fra de som har samarbeidet om å etablere ulike lærings- og mestringstilbud. Brukermedvirkning ses her som en forutsetning for utvikling av lærings- og mestringstilbud.

Teksten på denne siden er delt inn i tre hovedområder:

• planlegge
• gjennomføre
• evaluere

Bruk av den didaktiske relasjonsmodellen anbefales ved planlegging av et gruppebasert lærings- og mestringstilbud. Modellen består av seks gjensidig avhengige elementer; målgruppe, mål, rammer, innhold, metoder og vurdering/evaluering, og teksten på denne siden beskriver innhold knyttet til disse elementene.

Se film om planlegging av et nytt lærings- og mestringstilbud.

Regional kompetansetjeneste for pasient- og pårørendeopplæring (RK PPO), Helse Sør-Øst, har i samarbeid med fagutøvere i feltet laget et e-læringskurs som tar deg gjennom prosessen planlegge, gjennomføre og evaluere et lærings- og mestringstilbud. E-læringskurset finner du her.

Planlegge

Utgangspunktet for etablering av tilbud kan være meldte behov fra brukere, brukerorganisasjoner, pasienter, pårørende eller fagpersoner. Videre kan kommuner og helseforetak følge føringer eller anbefalinger fra myndighetene om å etablere tilbud til spesifikke målgrupper. Erfaring viser at det er mange fordeler med å starte med tilbud der både fagpersoner og brukere ser at det er behov for nye tiltak.

Målgruppe og mål

Potensielle målgrupper for lærings- og mestringstilbud er mange og varierte. Det kan være personer som har en bestemt diagnose, som for eksempel epilepsi, eller det kan være pårørende som har en mor eller far som er dement. Målgruppen kan også være en gruppe som forbereder seg til en bestemt type behandling eller det kan være unge med nedsatt funksjonsevne som skal takle overgangen mellom skole og arbeid. Noen tilbud har fokus på en bestemt fase i livet, andre er rettet mot grupper med ulik kulturell bakgrunn.

Det er nødvendig å tydeliggjøre målgruppen og målene for tilbudet i en tidlig fase, fordi det har stor betydning for videre arbeid med rammer, innhold og metode.

Hvilke læreforutsetninger har de som skal delta i gruppen? Er de motivert for ny læring og åpne for å være med i en gruppe der erfaringsutveksling og aktivitet er viktig? Ulike helseutfordringer, som for eksempel utmattelse eller smerter, vil påvirke læringssituasjonen for den enkelte og ha betydning for hvordan legge til rette for læring. Deltakernes språkforståelse og grad av helseinformasjonsforståelse er også av betydning når et tilbud er under planlegging.

Noe informasjon om målgruppen vil fagpersoner og brukerrepresentanter ha fordi de har en generell kunnskap om de som kurset retter seg mot. Det er ellers ulike måter å få kunnskap om de enkelte deltakerne i en gruppe på. Noen gjennomfører forsamtaler med aktuelle deltakere, andre får opplysninger gjennom henvisninger fra samarbeidspartnere, for eksempel fastleger. Andre kartlegger deltakerne i gruppene gjennom å sende ut skriftlige skjemaer i forkant av gruppetilbudet. Dette betinger at tilbudet journalføres og at informasjonen behandles i tråd med de retningslinjer som gjelder for oppbevaring av personidentifiserbare opplysninger.

Målene med lærings- og mestringstilbudet beskriver hva det er ønskelig at deltakerne sitter igjen med etter endt kurs. Handler det om økt kunnskap, mestring av ferdigheter, sosial støtte eller motivasjon for endring av fysisk aktivitet? Kanskje dreier det seg om flere av disse målene. Målene må være forståelige for de involverte og så konkrete som mulig. De bør være korte og presise og ikke for mange. Målene er styrende for valg av innhold og metoder og for den arbeidsprosessen som leder fram mot gjennomføringen av kurset.

Rammer

De lokale rammene ved etableringen av kursene er av stor betydning. Det handler om lokal organisering, økonomi, tilgang på fagpersoner og brukerrepresentanter og lokaler/arenaer for gjennomføringen av tilbudet.

Organisering

Forankring av tilbudet: Det er nødvendig å avklare hvilken tjeneste og/eller avdeling som har det faglige og koordinerende ansvaret for lærings- og mestringstilbudet, og hvem som skal lede arbeidet. Skal tilbudet forankres i spesialisthelsetjenesten, i den kommunale helse- og omsorgstjenesten eller på tvers av nivåene? Forankring i brukerorganisasjonene er også viktig.

Ledelse av arbeidet: Den som har det overordnede ansvaret for etableringen av tilbudet, har ansvar for å

• etablere en arbeidsgruppe som skal utvikle og tilpasse tilbudet til lokale forhold og muligheter
• legge til rette for og lede samarbeidet
• legge til rette praktiske forhold i hele prosessen og bidra til å fremme dialog og erfaringsutveksling
• avklare økonomiske ressurser
• følge opp og ivareta brukerrepresentanter og andre som deltar
• lede oppsummerings- og evalueringsarbeidet for å kvalitetssikre og videreutvikle samarbeid og tilbud
• dokumentere og registrere nødvendige data knyttet til både aktivitet og finansiering

Hvem skal være med i arbeidsgruppa?: Det er ønskelig at representanter fra organisasjoner og enheter som er i kontakt med tilbudets målgruppe er med i gruppa. Dette bidrar til forankring og eierforhold, noe som erfaringsmessig er positivt for markedsføring og rekruttering. Arbeidsgruppa utformer og enes om et felles mandat og starter arbeidet med å utvikle tilbudet. Dette innebærer å

• tydeliggjøre forventninger og felles forståelse av mål og begreper
• avklare fordeling av ansvar og roller i arbeidsgruppa
• finne gode måter å kommunisere på som ivaretar hele gruppa
• avklare rammer og form for samarbeid mellom brukerrepresentanter og fagpersoner
• avklare praktiske rammer (egnede lokaler, transport, med mer)
• utforme rutiner knyttet til samarbeid med eventuelle henvisende instanser
• finne fagpersoner og brukerrepresentanter som kan bidra inn i selve tilbudet
• informere om, markedsføre og rekruttere deltakere i relevante miljøer og fora

Ansvar og oppgaver for medlemmer i arbeidsgruppa:

Lederen har ansvar for å legge til rette for en god gruppeprosess som sikrer rom for både bruker- og fagkunnskap. Erfaring viser at det er hensiktsmessig at lederen er med i hele prosessen og gjerne leder gjennomføringen av selve tilbudet. Det bidrar til kvalitetssikring og til at tilbudet justeres i tråd med innspill og erfaringer. Rekruttering av brukerrepresentanter er også lederens ansvar. Les mer om rekruttering her.

Når man etterspør brukerrepresentanter i utvikling av lærings- og mestringstilbud, er det nyttig å ha en forsamtale med representantene. Dette er en oppgave for lederen av en arbeidsgruppe. Formålet med samtalen er å bli kjent med hverandre, diskutere oppdragets omfang, målgruppen for tilbudet, arbeidsmetoder, samt å avklare forventinger. Mange benytter en kontrakt for oppdraget.

I etterkant av gjennomført oppdrag er det nyttig å følge opp med en samtale om hvordan brukerrepresentantene opplevde rollen og hvordan deltakere og kursledere opplevde samarbeidet. Det bør avklares om det er behov for videre støtte i etterkant av samtalen.

For å sikre brukerstemmen i etablering av tilbud, anbefaler vi at arbeidsgruppene har minst to brukerrepresentanter. Når innholdet og formen på lærings- og mestringstilbudet skal utvikles, er det deres ansvar å bidra med kunnskap og erfaringer fra brukernes ståsted, slik at innholdet og formen på tilbudet er tilpasset målgruppas behov. Konkrete oppgaver er:

• dele erfaringer med arbeidsgruppa og delta i beslutninger om tilbudet
• dele erfaringer med deltakerne i gjennomføringen av tilbudet (egen fortelling eller erfaringsutveksling)
• sikre et hverdagsspråk og bidra til åpenhet om utfordrende tema
• bistå med kunnskap om praktisk tilrettelegging for brukere med spesielle behov
• bistå med markedsføring i egne nettverk og rekruttering av deltakere

Arbeidsgruppa bør bestå av fagpersoner med ulik profesjonsbakgrunn som er i kontakt med den aktuelle målgruppa. I utviklingen av tilbudet skal fagpersonene bidra med sin kunnskap og erfaring og, sammen med brukerrepresentantene, sørge for at tilbudet er tilpasset og relevant med hensyn til innhold, form og metoder. Det er fagpersonenes ansvar å informere om og markedsføre tilbudet.

Ressurser

Økonomiske, faglige og tidsmessige ressurser er viktige rammefaktorer når tilbud skal etableres. Den som leder arbeidsgruppen har ansvar for å avklare rammene for etableringen av tilbudet. Noe av det som må avklares er om tilbudet skal koste noe for deltakerne, om de skal få utdelt gratis kursmateriell eller om det skal det serveres mat. De faglige ressursene handler om hvilke fagpersoner det er mulig å engasjere og hvilken kompetanse de har. Det er vanlig praksis at fagpersoner deltar i lærings- og mestringstilbud som en del av sine oppgaver som ansatt. Tilgang på kompetente brukerrepresentanter og honorering av disse er også et ressursspørsmål. Les mer om honorering av brukerrepresentanter her.

Hvor mye tid tar det å få på plass et tilbud?

Det kan være nyttig å ha en viss formening om hvor mye tid som må påregnes for å etablere et tilbud. Erfaring viser at det er mest tidkrevende første gang.

En angivelse av forventet tidsbruk vil nødvendigvis være beheftet med usikkerhet på grunn av ulike lokale rammer. Tendensen er imidlertid at etablering av nye lærings- og mestringstilbud i grupper strekker seg over cirka ett år.

Flere forhold har betydning for tidsbruken for etableringen. Erfaring viser at det avhenger av om

• leder har erfaring med å lede samarbeidsprosessen i arbeidsgruppa
• det finnes et etablert nettverk av samarbeidspartnere, inkludert brukerrepresentanter
• arbeidsgruppa innehar tilstrekkelig kompetanse for å gjennomføre tilbudet, eller om det må hentes kompetanse utenfra
• det er lett å rekruttere deltakere
• tilbudet krever tolk eller andre spesielle tilpasninger
• hensiktsmessige lokaler for gjennomføringen av tilbudet er tilgjengelig
• finansieringen av tiltaket er tydelig

Erfaringer fra hele landet viser stor variasjon i tidsbruk. Tendensen er at det tar minimum 5 prosent stilling over et halvt års tid for å etablere nye lærings- og mestringstilbud, inkludert de oppgavene det innebærer for den som skal lede arbeidet. Tilbakemeldingene er at det er viktig å sette av nok tid til å etablere nye tilbud.

Når det gjelder tidsbruk for samarbeidsprosessen, er dette enklere å anslå. Erfaring viser at medlemmene i arbeidsgruppa må regne med å bruke totalt cirka 15 timer for å planlegge og evaluere et tilbud. Tidsbruk knyttet til gjennomføringen ikke er inkludert. Omfanget av selve lærings- og mestringstilbudet spiller mindre rolle når det gjelder tidsbruk i planleggings- og evalueringsfasen. Omfanget på tilbudet har imidlertid mye å si for tidsbruken i gjennomføringsfasen.

Planleggings- og evalueringsmøter: De 15 timene inkluderer planleggingsmøter, evalueringsmøte etter gjennomført tilbud, samt eventuelt for- og etterarbeid, med følgende fordeling:

• 1 x 3-timers møte for å bli kjent, få fram den enkeltes kompetanse, etablere gruppas mandat, planlegge rammer for tilbudet, informere om tilbudet, planlegge framdrift
• 2 x 2-timers møte for å etablere tilbudets form og innhold, avklare praktiske anliggender, markedsføring, rekruttering og kontakte bidragsytere
• 1 x 3-timers evalueringsmøte for å oppsummere, evaluere og foreslå forbedringer
• 8 timer til for- og etterarbeid

Innhold og form

Lærings- og mestringstilbudenes innhold og form varierer avhengig av målgruppas behov, målsettinger og hvilke rammer som muliggjør eller begrenser.

Et gruppetilbud i tråd med samarbeidsmodellen karakteriseres av:

• fagkunnskap formidlet av fagpersoner og erfaringskunnskap formidlet av brukere
• bruk av helsepedagogiske virkemidler som fremmer brukermedvirkning og mestring
• tilrettelegging som bidrar til likeverdig tilgang til deltakelse

Relevant innhold

Arbeidsgruppa arbeider fram innholdet i lærings- og mestringstilbudet. Det er viktig at både fag- og erfaringskunnskap får plass. Erfaringen er at dette bidrar til et innhold som er relevant og nyttig og samsvarer med deltakernes behov. Lærings- og mestringstilbud bygger på en bio-psyko-sosial forståelse av helse og funksjon. Dette innebærer at innholdet kan handle om medisinske, praktiske, relasjonelle eller følelsesmessige forhold knyttet til det å oppleve helseutfordringer, eller å være pårørende til noen som har det.

For å systematisere noen temaer, kan Haviks modell være nyttig. Utgangspunktet er pasientens egen forståelse av sin situasjon og sine behov. Tanken er at for å mestre best mulig, trenger brukere, pasienter og pårørende kunnskap som støtter opp under kognitive, instrumentelle og emosjonelle ferdigheter. Kognitive ferdigheter kan styrkes ved å formidle informasjon og kunnskap som kan bidra til opplevelse av forutsigbarhet, heller enn en opplevelse av usikkerhet. Et eksempel kan være at foreldre får kunnskap om hvilke medisiner barnet skal bruke og hvordan de virker. Instrumentelle ferdigheter kan styrkes ved at brukere, pasienter eller pårørende opplever å mestre bruk av teknisk utstyr eller hjelpemidler. Det kan bidra til opplevelse av å ha kompetanse, heller enn å være hjelpeløs i situasjonen. Emosjonelle ferdigheter kan styrkes gjennom veiledning og støtte fra fagpersoner og gjennom støtte fra familie og venner. Opplevelse av tilhørighet kan styrkes, heller enn en opplevelse av ensomhet.

En god form

For å gi mulighet til likeverdig deltakelse, må tilbudet ha en form som passer den aktuelle målgruppa. Med kjennskap til målgruppa og med utgangspunkt i deres behov, må arbeidsgruppa ta stilling til

• når tilbudet skal gjennomføres
• hvor omfattende tilbudet skal være
• hvilke kvaliteter lokalene bør ha
• hvilke hensyn som må tas

Det er viktig at arbeidsgruppa tenker nøye gjennom hvorvidt tilbudet skal holdes på dagtid, om ettermiddagen eller kvelden, samt hvilke ukedager som er best gitt deres lokale forhold. For partnere til personer som har demens, kan det være avgjørende at tilbudet gjennomføres på dagtid, når den som har demens er på dagsenter eller annen institusjon. For ungdom og unge voksne er trenden at det er viktig at tilbud ikke tar dem ytterligere bort fra skole, utdanning eller arbeid. Kveldstilbud er ofte best for denne målgruppa. Ofte er det lettest å gjennomføre tilbud innen arbeidstiden til fagpersonene som skal bidra, selv om dette kan passe dårlig for mulige deltakere.

Mange faktorer har betydning for hvor omfattende et tilbud bør være. Erfaring viser at det kan være vanskelig å rekruttere deltakere til tilbud som strekker seg over mange ganger. For eksempel viser gjennomføring av lærings- og mestringstilbud for personer som har kols at tilbud med en varighet på 8 til 10 ganger kan være utfordrende å delta på, mens tilbud over kortere tider enklere. Samtidig viser tilbud for ungdom som lever med helseutfordringer, at når den sjette og siste samlingen er gjennomført, ønsker de å fortsette. Dette til tross for at det var vanskelig å rekruttere deltakere ved oppstart. For foreldre med barn som har nedsatt funksjonsevne, og som forsøker å fortsette i arbeid uten for mye fravær, kan det være utfordrende å delta på tilbud over mange ganger. Erfaring viser at tilbud over fire dager går greit for de fleste.

Ved gjennomføring av lærings- og mestringstilbud i grupper kan det være en god regel at lokalene er tilpasset personer som har bevegelseshemming og har teleslynge tilgjengelig.

Ved servering av mat bør man undersøke om det er noen som ikke kan spise visse typer mat, enten det dreier seg om allergier eller religiøs tilknytning.

Arbeidsmetoder

Dette handler om valg av pedagogiske tilnærminger, metoder og verktøy som det er klokt å benytte for å oppnå de målene som er satt for lærings- og mestringstilbudet.

Les mer om pedagogiske tilnærminger og verktøy.

Gjennomføre

Gjennomføring av tilbud involverer bidrag fra både fagpersoner og brukere/brukerrepresentanter. Oppgaver og ansvar for den som leder etableringen og for de som er med i arbeidsgruppa er beskrevet under planlegging.

Eksempler på oppgaver for brukerrepresentanter knyttet til gjennomføringen av tilbud er:

• Fortelle fra eget liv
• Dele egne erfaringer og gode løsninger i dialog med gruppa
• Være kontaktperson for deltakerne (sammen med fagpersoner)
• Informere om relevante tilbud fra brukerorganisasjoner og frivillighet

Fagpersoner fra aktuelle avdelinger og tjenester bidrar som oftest i gjennomføring av lærings- og mestringstilbud. De besitter relevant fagkompetanse og formidlingskompetanse, og har kjennskap til deltakernes situasjon. Deres oppgave er å formidle informasjon og kunnskap og svare på spørsmål fra deltakerne. De fagpersonene som sitter i arbeidsgruppa bidrar gjerne med innlegg fra sitt ståsted. De har ansvar for å sikre god kvalitet på det faglige innholdet og kommunisere på en måte som deltakerne forstår.

Tidsbruk for gjennomføring av tilbudet

Hvor mye tid som må settes av for å gjennomføre tilbudet, beror på omfanget av tilbudet. For å vise til et eksempel, bruker vi tilbakemeldinger knyttet til etablering av lærings- og mestringstilbudet Starthjelp – for foreldre med barn som har langvarige helseutfordringer.

Starthjelp går over fire dager og varer fem timer hver gang. En fagperson og en brukerrepresentant deltar på alle kursdagene og er til stede 20 timer under gjennomføringen av selve tilbudet. I tillegg bruker de cirka én time til planlegging eller praktiske saker før hver kursdag, og om lag én time til etterarbeid. Ved avrunding av kurset kreves det noe tid for å gi tilbakemelding til eventuelle henvisere, samarbeidspartnere eller andre interessenter, i tillegg til å følge opp eventuelle spørsmål.

Til sammen påberegnes cirka 30 timers arbeid i forbindelse med gjennomføring av dette lærings- og mestringstilbudet for hver av dem. De andre som bidrar i gjennomføringen av Starthjelp kommer til avtalte tider, holder sine innlegg og tar i mot og svarer på spørsmål. Tid til forberedelser og eventuelle ettersamtaler med bidragsyterne, må legges til. Noen ganger må det også påregnes reisetid.

Dokumentasjon og registrering av aktivitet

Det foreligger krav om å dokumentere helse- og omsorgstjenester. I sykehusene benyttes prosedyrekoder for læring og mestring til å registrere aktivitet i Norsk Pasientregister (NPR). Det finnes en veileder for bruk av disse kodene utformet av Direktoratet for e-helse.

I tillegg finnes det koder som utløser takst for lærings- og mestringsaktivitet knyttet til Innsatsstyrt finansiering (ISF). Les mer om dette på Helsedirektoratets sider.

NK LMH har gjort en kartlegging av dokumentasjons- og registreringspraksis i helseforetakene. Her finner du resultatene av kartleggingen. Det pågår et nasjonalt arbeid for å tydeliggjøre og utbedre dagens kodeverk og tilhørende praksis. NK LMH er pådrivere i dette arbeidet sammen med flere sentrale aktører.

Når det gjelder dokumentasjonspraksis i kommunene, er det per i dag store variasjoner i hvordan ulike lærings- og mestringsaktiviteter registreres.

Evaluere

Hensikten med å evaluere praksisvirksomheten er å forbedre kvaliteten på tilbudet og samarbeidet. Både brukerrepresentanter og fagpersoner bør delta i oppsummerings- og evalueringsarbeidet. Metoder for innhenting av informasjon vil variere med tilbudets egenart, definerte mål og tilgjengelige ressurser. Det benyttes gjerne spørreskjema for å få tilbakemeldinger fra deltakerne.

Generelt om evaluering av lærings- og mestringstilbud

Hensikten med evalueringen av tilbudet er å få fram subjektive erfaringer knyttet til deltakelse, utbytte og involvering. Innsikt i og forståelse for deltakernes opplevelser og oppfatninger er en forutsetning for videreutvikling og tilpasning av tilbudet. Evalueringen kan si noe om tendenser som grunnlag for eventuelle justeringer og utbedringer. I tillegg kan evalueringen ha en egenverdi i kraft av å bidra til selvrefleksjon for den enkelte deltaker. Tilbakemeldinger fra deltakere, involverte fagpersoner og brukerrepresentanter er velkomne både før, underveis og etter gjennomført tilbud.

• Kartlegging ved oppstart. Ved oppstarten av et tilbud er det nyttig å innhente informasjon om deltakernes bakgrunn og motivasjon for å delta. Deltakerne kan bli bedt om å formidle behov, ønsker og forventninger knyttet til lærings- og mestringstilbudet.
• Evaluering underveis. Løpende kvalitetsvurdering av tilbudet kan med fordel gjennomføres både ved å få tilbakemelding fra deltakerne og de som er ansvarlige for eller bidrar i gjennomføringen. Vurderingen kan inneholde refleksjoner og dialog omkring tilbudet, samarbeidet og egen rolle i gruppesammenheng.
• Evaluering etter gjennomført tilbud. Når tilbudet er gjennomført, er det viktig å få deltakernes tilbakemeldinger. Videre er det viktig at arbeidsgruppa foretar en helhetlig vurdering av tilbakemeldingene fra deltakere, fagpersoner og brukerrepresentanter som har bidratt, i tillegg til arrangørene av tilbudet. Vurderingen omhandler tilbudets innhold, metoder og gjennomføring. Arbeidsgruppa foretar også en evaluering av samarbeidsprosessen.

Kartleggingen som ble utført innledningsvis kan tjene som utgangspunkt for dialog om forventninger ble innfridd, og om hvilke behov som ble dekket eller ikke. Dialogen kan eventuelt gi bakgrunn for å henvise deltakere til andre relevante tilbud eller tiltak. Evaluering av samarbeidsprosessen i arbeidsgruppa kan tjene som grunnlag for å se på hva som fungerte godt eller ikke mellom de involverte, og hvilke justeringer som må gjøres før tilbudet gjentas.

Tilgjengelige spørreskjema

NNK LMH er i en prosess med å vurdere ulike standardiserte skjema som kan være aktuelle for å evaluere forskjellige typer lærings- og mestringstilbud.

I 2009 utviklet NK LMH to evalueringsskjema i samarbeid med fagpersoner innen lærings- og mestringsfeltet. Skjemaene kan tilpasses ulike tilbud og lokale forhold etter behov.

• Standard førskjema NK LMS 2009 (pdf)
• Standard etterskjema NK LMS 2009 (pdf)

I regi av prosjektet Starthjelp ved NK LMH, er det utviklet spørreskjema for foreldre som har deltatt på dette tilbudet. Det finner du her.

Fokusgruppeintervju – et alternativ til spørreskjema

Et alternativ til bruk av spørreskjema kan være å benytte fokusgruppeintervju. Denne metoden gir mulighet for å avklare og belyse et bestemt emneområde gjennom en felles samtale med utvalgte deltakere.

For mer informasjon, sjekk andre sider på mestring.no eller ta kontakt med oss på post[at]mestring.no (husk å bytte ut [at] med @ når du sender e-post).

Skrevet av Ann Britt Sandvin Olsson og Kari Hvinden